Aufbewahrungsfristen 2025: Das müssen Sie jetzt wissen!

Ihre steuerlich relevanten Unterlagen müssen Sie aufbewahren. Wie lange, dafür geben Abgabenordnung (AO), Handelsgesetzbuch (HGB) und Umsatzsteuergesetz (UStG) Aufbewahrungsfristen vor. Seit Anfang 2025 gelten für verschiedene Dokumente neue Aufbewahrungsfristen.
Vor dem Inkrafttreten des Bürokratieentlastungsgesetzes IV und den daraus folgenden Änderungen des Handelsgesetzbuchs, der Abgabenordnung und des Umsatzsteuergesetzes betrugen die Aufbewahrungsfristen für sämtliche Geschäftsunterlagen 10 Jahre bzw. 6 Jahre. Seit 2025 ist eine neue Aufbewahrungsfrist hinzugekommen: Die Aufbewahrungsfrist für bestimmte Unterlagen wie Buchungsbelege und Quittungen zur Bürokratieentlastung der Unternehmen wurde auf 8 Jahre verkürzt.

Wichtige Aufbewahrungsfristen:

6 Jahre:
Abtretungserklärungen
Dauerauftragsunterlagen
Finanzberichte
Geschenknachweise
Schecks
Verträge

8 Jahre: 
Abrechnungsunterlagen
Bankauszüge, Bankbelege
Bewirtungsbelege
Buchungsanweisungen/Buchungsbelege
Gehaltslisten
Fahrtkostenerstattungen (Buchungsbelege)
Kontoauszüge
Kassenbelege
Wechsel
Werbekostenbelege

10 Jahre:
Aktenvermerke
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung
Ausgangsrechnungen
Bankbürgschaften
Betriebsabrechnungsbögen
Begleitscheine
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung
Bilanzen (Jahresbilanzen)
Belege, Sammelbelege, Beleglisten
Betriebskostenabrechnungen
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt
Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung
Kontoauszüge
Lohnsteueranmeldung
Mahnbescheide
Mietunterlagen
Pensionskassenunterlagen
Portokassenbücher
Preislisten (Speise- und Getränkekarten), soweit sie Buchungsunterlagen sind
Programmbeschreibung für EDV
Provisionsabrechnungen und Unterlagen
Personalakten
Quittungen
Rechnungen
Reisekostenabrechnungen (Buchungsbeleg)
Sachkonten
Steuererklärungen
Steuerunterlagen
Telefonrechnungen
Urlaubsanträge
Vermögenswirksame Leistungen
Buchungsunterlagen
Wareneingangs- und -ausgangsbücher
Zahlungsanweisungen
Zinsberechnungen (Buchungsbeleg)
Zollanmeldung

Berechnung der steuerlichen Aufbewahrungsfristen

Der Haken: Die Aufbewahrungsfristen sind nicht immer einfach zu errechnen. Deshalb gilt für die Berechnung der steuerlichen Aufbewahrungsfristen:
Die Aufbewahrungsfristen beginnen für Steuerzwecke nicht bereits mit dem Ablauf des genannten Jahres sondern stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind.

Und bei Vertragsunterlagen erst nach Ablauf des Vertrages.

Das bedeutet für Sie: 

Sie sollten bei der Berechnung der Aufbewahrungsfrist daher lieber noch mindestens ein oder zwei Jahre drauflegen und die Fristen grundsätzlich lieber großzügig auslegen. Denn Achtung: So manche Aufbewahrungsfrist geht in die Verlängerung. Und ist eine Rechnung erst einmal weg, die ein Betriebsprüfer vielleicht Jahre später als Beleg für die Rechtmäßigkeit eines Betriebsausgabenabzugs oder auch Vorsteuerabzugs sehen will, wäre es für Sie sehr ärgerlich. Denn die Festsetzungsfrist ist für die Aufbewahrungsfrist maßgeblich.
Die Festsetzungsfrist eines Steuerbescheids beträgt zwar vier Jahre und der Fristlauf startet am 1. Januar nach dem Jahr, in dem die Steuererklärung eingereicht wurde. Doch sie kann sich auch erheblich verlängern: sobald die Strafstelle der Finanzbehörde aktiv wird wegen des Verdachts auf eine mutmaßliche Steuerstraftat.

Dann steigt sie auf:

– fünf Jahre, wenn das Finanzamt eine „leichtfertige Steuerverkürzung“ feststellt (eine Ordnungswidrigkeit nach § 378 AO) oder
– zehn Jahre, wenn das Finanzamt eine Steuerhinterziehung feststellt (eine Straftat nach § 370 AO).

Ein vorläufiger Bescheid für das Jahr 2011 kann unter Umständen also erst 2025 endgültig werden. Haben Unternehmer die dazugehörigen Unterlagen dann fristgerecht nach zehn Jahren vernichtet – Anfang 2022 –, fehlen ihnen Beweise, falls das Finanzamt im Nachhinein etwas ändert.

So gehen Sie mit dem Risiko der Verlängerung um

Sie sollten die Unterlagen über die vorgeschriebenen Fristen hinaus bis zum Abschluss eines Verfahrens auf jeden Fall immer aufbewahren

– bei einer bereits begonnenen Außenprüfung durch das Finanzamt,
– bei einer bereits abgeschlossenen Außenprüfung, gegen die Unternehmer Einspruch einlegen möchten,
– bei Ermittlungen unter strafrechtlichen Aspekten (Steuerstrafdelikte) und
– bei eigenen Steueranträgen.

Tipp: Um auf der sicheren Seite zu ein, sprechen uns in Zweifelsfällen an. Wir helfen Ihnen gerne weiter.