Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber ab dem Jahr 2025 eine Verpflichtung zur Ausstellung und zum Empfang von elektronischen Rechnungen im unternehmerischen Bereich (B2B) eingeführt. Auch wenn verschiedene Übergangsregelungen existieren, sind bereits ab nächstem Jahr erste Neuregelungen zu beachten.
Kurzfristiges Ziel der E-Rechnung ist das Vorantreiben der Digitalisierung. Langfristig wird die E-Rechnung als erster Schritt zur Einführung eines bundeseinheitlichen Echtzeitmeldesystems gegenüber der Finanzverwaltung angesehen. Grundlage und Hintergrund dieser Überlegungen und Neuerungen ist die „VAT in the Digital Age“ („ViDA“) Initiative“ auf Ebene der EU-Kommission zur Missbrauchsbekämpfung.
Betroffen von der Neureglung sind inländische Unternehmer die Rechnungen hinsichtlich steuerpflichtiger Umsätze an andere im Inland ansässige Unternehmer (B2B) stellen. Eine Ausnahme gilt bei Kleinbetragsrechnungen (bis zu EUR 250 brutto) und Fahrausweisen.
Eine elektronische Rechnung wird dabei ab 2025 als eine Rechnung definiert, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931). Erfüllt werden die Formatanforderungen zum Beispiel von der XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format 2.2., einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei.
Im Zusammenhang mit der neuen Verpflichtung zur Erstellung der E-Rechnung hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen geschaffen, sodass bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2026 für bis dahin ausgeführte Umsätze auch noch sonstige Rechnungen (Papierform oder elektronische Rechnungen, die nicht den neuen gesetzlichen Vorgaben entsprechen) an andere Unternehmer ausgestellt und übermittelt werden können. Die Ausstellung einer Papierrechnung ist damit bis 31.12.2026 umsatzsteuerlich immer noch zulässig, wenn der Rechnungsempfänger diesem Verfahren zustimmt.
Insofern der Gesamtumsatz des rechnungsausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als EUR 800.000 beträgt, kann eine Rechnung bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2027 für einen bis dahin ausgeführten Umsatz noch als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden, sofern der Rechnungsempfänger diesem Verfahren zustimmt. Ab dem Jahr 2028 sind dann aber sämtliche Unternehmer bei steuerpflichtigen Inlandsumsätzen an andere Unternehmer zur Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen entsprechend der neuen gesetzlichen Vorgaben verpflichtet.
Zu beachten ist, dass hinsichtlich des Empfangs einer E-Rechnung keine Übergangsregelung gilt, sodass dieser somit vom 1. Januar 2025 an durch den Rechnungsempfänger zu gewährleisten ist. Erforderlich dafür ist eine E-Mail-Adresse zum Empfang der Rechnung und ein Programm bzw. eine Möglichkeit die E-Rechnung lesbar zu machen. DATEV wird mit dem E-Rechnungspostfach auf der E-Rechnungsplattform beispielsweise eine solche Möglichkeit freischalten. Dazu ist lediglich eine kostenfreie Registrierung auf der E-Rechnungsplattform nötig. Darüber hinaus hat DATEV den Prozess im Rahmen der Nutzung der digitalen Plattform „Unternehmen-Online“ bereits auf den Empfang und die weitere Verarbeitung von E-Rechnungen erweitert.
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass sich trotz der gesetzlichen Neuregelung zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung ab dem Jahr 2025 aufgrund der bestehenden Übergangsregelungen hinsichtlich der Ausstellung und des Versands von Rechnungen tatsächlich erst verpflichtende Auswirkungen ab dem Jahr 2027 (bzw. für Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von bis zu EUR 800.000 ab dem Jahr 2028) ergeben. Zu beachten ist allerdings, dass Unternehmen ab dem 01. Januar 2025 E-Rechnungen ordnungsgemäß empfangen können müssen, da ansonsten ein Vorsteuerabzug insoweit nicht möglich ist.